Enterprise Content Management Archives - OpenText Blogs https://blogs.opentext.com/de/category/loesungen/enterprise-content-management/ The Information Company Mon, 30 Jun 2025 13:55:27 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.8.1 https://blogs.opentext.com/wp-content/uploads/2024/07/cropped-OT-Icon-Box-150x150.png Enterprise Content Management Archives - OpenText Blogs https://blogs.opentext.com/de/category/loesungen/enterprise-content-management/ 32 32 Vom hohen Norden zur weltweiten Innovation: Wie OpenText die Zukunft der Technologie vorantreibt https://blogs.opentext.com/de/vom-hohen-norden-zur-weltweiten-innovation-wie-opentext-die-zukunft-der-technologie-vorantreibt/ Mon, 30 Jun 2025 10:54:10 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999309147 Wir sind Kanadas Vorreiter in der Technologiebranche

Heute ist ein guter Zeitpunkt, um auf die erfolgreiche Reise zurückzublicken und den Blick in die Zukunft zu richten. Bei OpenText waren unsere kanadischen Wurzeln schon immer eine Grundlage für unser Engagement hinsichtlich Innovation, Vielfalt und ethischer Geschäftspraktiken. Von der University of Waterloo aus haben wir uns zu einem weltweit führenden Unternehmen entwickelt, wobei unsere Grundwerte nach wie vor Bestand haben.

Ein Vermächtnis aus Zuverlässigkeit und Innovation

Kanadische Organisationen aus den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen verlassen sich seit langem auf OpenText, um ihre digitale Transformation voranzutreiben. So nutzt beispielsweise die kanadische Regierung unsere Analytics- und KI-Tools, um Erkenntnisse zu gewinnen, die sie für einen besseren Bürgerservice benötigt. Auch die RBC (Royal Bank of Canada), eine der weltweit größten Banken nach Marktkapitalisierung, nutzt unseren Financial Hub, um komplexe Finanzgeschäfte effizient zu verwalten.

Wir sind Kanadas Vorreiter in der Technologiebranche

OpenText ist eines der größten Softwareunternehmen Kanadas und spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Technologiesektors des Landes. Wir investieren in lokale Talente, arbeiten mit kanadischen Spitzenuniversitäten zusammen und unterstützen aufstrebende Start-ups. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die nächste Generation von Innovatoren die für ihren Erfolg erforderlichen Tools erhält. Unsere Präsenz stärkt Kanadas Position als globaler Technologiestandort und beweist, dass Innovationen von Weltrang auch außerhalb des Silicon Valley florieren können. Ein stolzes kanadisches Unternehmen zu sein, ist mehr als nur eine geografische Frage: Es bedeutet, sich die Werte der Inklusion, der Resilienz und der vorausschauenden Führung zu eigen zu machen, die unser Land charakterisieren.

Entdecken Sie gemeinsam mit OpenText das Potenzial für die Zukunft

Im Jahr 2025 sind wir mehr denn je bestrebt, Unternehmen mit innovativen Lösungen zu unterstützen:

  • KI-gestütztes Content Management: Unsere neuesten Cloud Editions (CE) 25.1 integrieren nahtlos Cloud-, Sicherheits- und KI-Technologien und bilden so die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Innovation.
  • Verbesserte Kundenbindung: OpenText™ Core Messaging bietet jetzt Rich-Media-Erlebnisse und eine erweiterte Omnichannel-Kommunikation. So können Unternehmen über verschiedene Plattformen hinweg hochgradig personalisierte, markenkonforme Interaktionen liefern.

Begleiten Sie uns auf unserem Weg

OpenText ist Ihr zuverlässiger Partner, wenn es darum geht, die sich entwickelnde digitale Landschaft zu gestalten:

  • Ganzheitliche Lösungen: Unser vielfältiges Portfolio deckt alle Ihre Anforderungen an das Information Management ab - von KI-gesteuerten Analytics bis hin zu sicherem Content Management.
  • Gelebte Kultur: Dank unserer fundierten Kenntnisse des kanadischen Marktes können wir unsere Lösungen so anpassen, dass sie mit Ihrer individuellen Geschäftsdynamik und Ihren Werten übereinstimmen.
  • Unermüdlicher Support: Unser engagiertes Team setzt sich für Ihren Erfolg ein und bietet Ihnen bei jedem Schritt lokales Know-how und persönlichen Service.

Lassen Sie uns diese aufregende Reise gemeinsam antreten und die aus Kanada stammenden Innovationen nutzen, um Ihr Unternehmen auf dem Weg zu seinen strategischen Zielen voranzubringen. Entdecken Sie unsere breite Palette an Lösungen, die wir anbieten, um Sie bei der Bewältigung Ihrer größten Herausforderungen im Bereich Information Management zu unterstützen.

Kontaktieren Sie einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über OpenText und unsere Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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Wir sind Kanadas Vorreiter in der Technologiebranche

Heute ist ein guter Zeitpunkt, um auf die erfolgreiche Reise zurückzublicken und den Blick in die Zukunft zu richten. Bei OpenText waren unsere kanadischen Wurzeln schon immer eine Grundlage für unser Engagement hinsichtlich Innovation, Vielfalt und ethischer Geschäftspraktiken. Von der University of Waterloo aus haben wir uns zu einem weltweit führenden Unternehmen entwickelt, wobei unsere Grundwerte nach wie vor Bestand haben.

Ein Vermächtnis aus Zuverlässigkeit und Innovation

Kanadische Organisationen aus den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen verlassen sich seit langem auf OpenText, um ihre digitale Transformation voranzutreiben. So nutzt beispielsweise die kanadische Regierung unsere Analytics- und KI-Tools, um Erkenntnisse zu gewinnen, die sie für einen besseren Bürgerservice benötigt. Auch die RBC (Royal Bank of Canada), eine der weltweit größten Banken nach Marktkapitalisierung, nutzt unseren Financial Hub, um komplexe Finanzgeschäfte effizient zu verwalten.

Wir sind Kanadas Vorreiter in der Technologiebranche

OpenText ist eines der größten Softwareunternehmen Kanadas und spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Technologiesektors des Landes. Wir investieren in lokale Talente, arbeiten mit kanadischen Spitzenuniversitäten zusammen und unterstützen aufstrebende Start-ups. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die nächste Generation von Innovatoren die für ihren Erfolg erforderlichen Tools erhält. Unsere Präsenz stärkt Kanadas Position als globaler Technologiestandort und beweist, dass Innovationen von Weltrang auch außerhalb des Silicon Valley florieren können. Ein stolzes kanadisches Unternehmen zu sein, ist mehr als nur eine geografische Frage: Es bedeutet, sich die Werte der Inklusion, der Resilienz und der vorausschauenden Führung zu eigen zu machen, die unser Land charakterisieren.

Entdecken Sie gemeinsam mit OpenText das Potenzial für die Zukunft

Im Jahr 2025 sind wir mehr denn je bestrebt, Unternehmen mit innovativen Lösungen zu unterstützen:

  • KI-gestütztes Content Management: Unsere neuesten Cloud Editions (CE) 25.1 integrieren nahtlos Cloud-, Sicherheits- und KI-Technologien und bilden so die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Innovation.
  • Verbesserte Kundenbindung: OpenText™ Core Messaging bietet jetzt Rich-Media-Erlebnisse und eine erweiterte Omnichannel-Kommunikation. So können Unternehmen über verschiedene Plattformen hinweg hochgradig personalisierte, markenkonforme Interaktionen liefern.

Begleiten Sie uns auf unserem Weg

OpenText ist Ihr zuverlässiger Partner, wenn es darum geht, die sich entwickelnde digitale Landschaft zu gestalten:

  • Ganzheitliche Lösungen: Unser vielfältiges Portfolio deckt alle Ihre Anforderungen an das Information Management ab - von KI-gesteuerten Analytics bis hin zu sicherem Content Management.
  • Gelebte Kultur: Dank unserer fundierten Kenntnisse des kanadischen Marktes können wir unsere Lösungen so anpassen, dass sie mit Ihrer individuellen Geschäftsdynamik und Ihren Werten übereinstimmen.
  • Unermüdlicher Support: Unser engagiertes Team setzt sich für Ihren Erfolg ein und bietet Ihnen bei jedem Schritt lokales Know-how und persönlichen Service.

Lassen Sie uns diese aufregende Reise gemeinsam antreten und die aus Kanada stammenden Innovationen nutzen, um Ihr Unternehmen auf dem Weg zu seinen strategischen Zielen voranzubringen. Entdecken Sie unsere breite Palette an Lösungen, die wir anbieten, um Sie bei der Bewältigung Ihrer größten Herausforderungen im Bereich Information Management zu unterstützen.

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Künstliche Intelligenz in der Verwaltung: Chancen, Risiken und konkrete Ansätze mit OpenText https://blogs.opentext.com/de/kuenstliche-intelligenz-in-der-verwaltung-chancen-risiken-und-konkrete-ansaetze-mit-opentext/ Sun, 20 Apr 2025 09:52:22 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999308201 Hands typing on laptop with chat bot reflected on the screen

Die Verwaltung im Wandel: Ein Überblick über Status Quo und Reformdruck

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht unter massivem Veränderungsdruck. Bürokratieabbau, Digitalisierung und der demografische Wandel zwingen öffentliche Einrichtungen dazu, ihre Prozesse zu modernisieren. Gleichzeitig stehen sie vor einem Spannungsfeld aus Ressourcenknappheit, wachsenden Erwartungen der Bürgerschaft und einer fragmentierten IT-Landschaft.

Ein zentrales Problem: Informationen werden in vielen Verwaltungen noch immer siloartig verwaltet. Papierakten, veraltete Fachverfahren und mangelnde Schnittstellen hemmen Effizienz und Transparenz. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Verwaltungen verpflichtet, ihre Leistungen digital bereitzustellen.

Enterprise Content Management als Grundlage für Digitalisierung

Um diesem Reformstau zu begegnen, ist ein modernes Enterprise Content Management unabdingbar. Es bildet das Rückgrat für digitale Prozesse, bietet Struktur, Transparenz und eine gemeinsame Datenbasis – sowohl für interne Abläufe als auch für den bürgernahen Service.

OpenText als führender Anbieter im Bereich Enterprise Content Management (ECM) bietet Lösungen, die speziell auf die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen zugeschnitten sind. Hierzu zählen unter anderem:

  • Elektronische Akten (eAkte)
  • Automatisierte Archivierungsprozesse
  • Dokumentenerkennung & -klassifikation
  • Prozessintegration in Fachverfahren und ERP-Systeme (z. B. SAP)
  • Digitale Workflows für Genehmigungen, Anträge oder Rechnungen

Die Einführung eines ganzheitlichen ECM-Systems schafft die notwendige Infrastruktur, um Künstliche Intelligenz sinnvoll und sicher einzubinden.

Künstliche Intelligenz: Mehr als ein Trend

Künstliche Intelligenz verspricht eine neue Ära der Verwaltung. Sie analysiert, prognostiziert, unterstützt Entscheidungen und automatisiert Routineprozesse. Doch was heißt das konkret?

  • Intelligente Klassifikation von Dokumenten: KI erkennt Inhalte automatisch, ordnet sie ein und sorgt für eine kontextbezogene Ablage in der eAkte.
  • Automatisierte Vorgangsbearbeitung: Standardisierte Prozesse wie Antragsprüfungen, Zahlungszuweisungen oder Terminierungen lassen sich automatisiert abbilden.
  • Chatbots & Assistenzsysteme: KI-gestützte Kommunikationstools verbessern die Erreichbarkeit und Servicequalität von Behörden.
  • Vorhersagemodelle: Auf Basis von strukturierten und unstrukturierten Daten lassen sich Entwicklungen antizipieren, etwa bei Personalplanung oder Infrastrukturbedarf.

Diese Anwendungsfelder sind nicht nur theoretisch – OpenText bietet bereits heute marktfähige Lösungen, die mit KI-Modulen angereichert sind. Dazu zählen u. a. OpenText Core Capture, Magellan Text Mining oder KI-unterstützte Workflow-Optimierung.

Praxisbeispiel: Von der eAkte zur intelligenten Entscheidungsunterstützung

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis zeigt, wie weitreichend KI-Integration in Verbindung mit OpenText sein kann:

Eine Landesbehörde implementierte OpenText Extended ECM als zentrales Informationssystem. Durch die Einbindung von KI wurden nicht nur Dokumente automatisch kategorisiert, sondern Entscheidungsprozesse beschleunigt.

Beispielsweise:

  • Anträge auf Fördermittel wurden innerhalb von 24 Stunden vorgeprüft.
  • Unvollständige Anträge wurden automatisiert erkannt und Antragsteller informiert.
  • Die Trefferquote relevanter Dokumente in Recherchen wurde um 72 % erhöht.

Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, bessere Datenqualität, zufriedenere Mitarbeitende.

Risiken und Herausforderungen: KI verantwortungsvoll einsetzen

So groß die Potenziale auch sind – der Einsatz von KI in der Verwaltung bringt Herausforderungen mit sich:

  • Transparenz & Nachvollziehbarkeit: KI-Systeme müssen erklärbar bleiben.
  • Datenschutz & IT-Sicherheit: Besonders bei personenbezogenen Daten gelten höchste Anforderungen.
  • Bias & Diskriminierung: KI muss neutral entwickelt und trainiert werden.
  • Akzeptanz & Schulung: Mitarbeitende müssen befähigt und einbezogen werden.

OpenText löst diese Herausforderungen durch strenge Sicherheits- und Governance-Richtlinien, modulare Systeme und durch Partnerschaften mit den IT-Verantwortlichen der Verwaltungen.

Vision: Die Verwaltung der Zukunft ist intelligent, effizient und bürgerzentriert

Was, wenn Anträge nicht mehr wochenlang unbearbeitet bleiben? Was, wenn Informationen in Sekundenschnelle auffindbar sind? Was, wenn Mitarbeitende entlastet und Bürger:innen begeistert werden?

Die Vision einer digitalen, intelligenten Verwaltung ist greifbar. OpenText versteht sich dabei nicht nur als Technologieanbieter, sondern als strategischer Partner für den Weg dorthin. Mit offenen Plattformen, KI-Komponenten und tiefem Prozessverständnis begleitet OpenText Kommunen, Länder und Bund auf dem Weg in eine neue Verwaltungskultur.

Fazit & Handlungsimpuls für die Künstliche Intelligenz in der Öffentlichen Verwaltung

KI ist kein Selbstzweck. Doch richtig eingesetzt, wird sie zum Motor für Effizienz, Qualität und Innovation im öffentlichen Dienst. Entscheidend ist die Verbindung aus durchdachtem Enterprise Content Management und vertrauenswürdiger Technologie.

Mit OpenText können Sie diesen Wandel aktiv gestalten.

Sie möchten besprechen, wie KI auch in Ihrer Organisation konkrete Mehrwerte schaffen kann? Wir analysieren gemeinsam Ihre Prozesse und zeigen praxisnahe Möglichkeiten für die Umsetzung.

Jetzt Kontakt aufnehmen und Potenziale identifizieren!

Kontaktieren Sie uns direkt auf LinkedIn:
OpenText DACH auf LinkedIn

Unsere Ansätze im Öffentlichen Bereich

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Die Verwaltung im Wandel: Ein Überblick über Status Quo und Reformdruck

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht unter massivem Veränderungsdruck. Bürokratieabbau, Digitalisierung und der demografische Wandel zwingen öffentliche Einrichtungen dazu, ihre Prozesse zu modernisieren. Gleichzeitig stehen sie vor einem Spannungsfeld aus Ressourcenknappheit, wachsenden Erwartungen der Bürgerschaft und einer fragmentierten IT-Landschaft.

Ein zentrales Problem: Informationen werden in vielen Verwaltungen noch immer siloartig verwaltet. Papierakten, veraltete Fachverfahren und mangelnde Schnittstellen hemmen Effizienz und Transparenz. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Verwaltungen verpflichtet, ihre Leistungen digital bereitzustellen.

Enterprise Content Management als Grundlage für Digitalisierung

Um diesem Reformstau zu begegnen, ist ein modernes Enterprise Content Management unabdingbar. Es bildet das Rückgrat für digitale Prozesse, bietet Struktur, Transparenz und eine gemeinsame Datenbasis – sowohl für interne Abläufe als auch für den bürgernahen Service.

OpenText als führender Anbieter im Bereich Enterprise Content Management (ECM) bietet Lösungen, die speziell auf die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen zugeschnitten sind. Hierzu zählen unter anderem:

  • Elektronische Akten (eAkte)
  • Automatisierte Archivierungsprozesse
  • Dokumentenerkennung & -klassifikation
  • Prozessintegration in Fachverfahren und ERP-Systeme (z. B. SAP)
  • Digitale Workflows für Genehmigungen, Anträge oder Rechnungen

Die Einführung eines ganzheitlichen ECM-Systems schafft die notwendige Infrastruktur, um Künstliche Intelligenz sinnvoll und sicher einzubinden.

Künstliche Intelligenz: Mehr als ein Trend

Künstliche Intelligenz verspricht eine neue Ära der Verwaltung. Sie analysiert, prognostiziert, unterstützt Entscheidungen und automatisiert Routineprozesse. Doch was heißt das konkret?

  • Intelligente Klassifikation von Dokumenten: KI erkennt Inhalte automatisch, ordnet sie ein und sorgt für eine kontextbezogene Ablage in der eAkte.
  • Automatisierte Vorgangsbearbeitung: Standardisierte Prozesse wie Antragsprüfungen, Zahlungszuweisungen oder Terminierungen lassen sich automatisiert abbilden.
  • Chatbots & Assistenzsysteme: KI-gestützte Kommunikationstools verbessern die Erreichbarkeit und Servicequalität von Behörden.
  • Vorhersagemodelle: Auf Basis von strukturierten und unstrukturierten Daten lassen sich Entwicklungen antizipieren, etwa bei Personalplanung oder Infrastrukturbedarf.

Diese Anwendungsfelder sind nicht nur theoretisch – OpenText bietet bereits heute marktfähige Lösungen, die mit KI-Modulen angereichert sind. Dazu zählen u. a. OpenText Core Capture, Magellan Text Mining oder KI-unterstützte Workflow-Optimierung.

Praxisbeispiel: Von der eAkte zur intelligenten Entscheidungsunterstützung

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis zeigt, wie weitreichend KI-Integration in Verbindung mit OpenText sein kann:

Eine Landesbehörde implementierte OpenText Extended ECM als zentrales Informationssystem. Durch die Einbindung von KI wurden nicht nur Dokumente automatisch kategorisiert, sondern Entscheidungsprozesse beschleunigt.

Beispielsweise:

  • Anträge auf Fördermittel wurden innerhalb von 24 Stunden vorgeprüft.
  • Unvollständige Anträge wurden automatisiert erkannt und Antragsteller informiert.
  • Die Trefferquote relevanter Dokumente in Recherchen wurde um 72 % erhöht.

Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, bessere Datenqualität, zufriedenere Mitarbeitende.

Risiken und Herausforderungen: KI verantwortungsvoll einsetzen

So groß die Potenziale auch sind – der Einsatz von KI in der Verwaltung bringt Herausforderungen mit sich:

  • Transparenz & Nachvollziehbarkeit: KI-Systeme müssen erklärbar bleiben.
  • Datenschutz & IT-Sicherheit: Besonders bei personenbezogenen Daten gelten höchste Anforderungen.
  • Bias & Diskriminierung: KI muss neutral entwickelt und trainiert werden.
  • Akzeptanz & Schulung: Mitarbeitende müssen befähigt und einbezogen werden.

OpenText löst diese Herausforderungen durch strenge Sicherheits- und Governance-Richtlinien, modulare Systeme und durch Partnerschaften mit den IT-Verantwortlichen der Verwaltungen.

Vision: Die Verwaltung der Zukunft ist intelligent, effizient und bürgerzentriert

Was, wenn Anträge nicht mehr wochenlang unbearbeitet bleiben? Was, wenn Informationen in Sekundenschnelle auffindbar sind? Was, wenn Mitarbeitende entlastet und Bürger:innen begeistert werden?

Die Vision einer digitalen, intelligenten Verwaltung ist greifbar. OpenText versteht sich dabei nicht nur als Technologieanbieter, sondern als strategischer Partner für den Weg dorthin. Mit offenen Plattformen, KI-Komponenten und tiefem Prozessverständnis begleitet OpenText Kommunen, Länder und Bund auf dem Weg in eine neue Verwaltungskultur.

Fazit & Handlungsimpuls für die Künstliche Intelligenz in der Öffentlichen Verwaltung

KI ist kein Selbstzweck. Doch richtig eingesetzt, wird sie zum Motor für Effizienz, Qualität und Innovation im öffentlichen Dienst. Entscheidend ist die Verbindung aus durchdachtem Enterprise Content Management und vertrauenswürdiger Technologie.

Mit OpenText können Sie diesen Wandel aktiv gestalten.

Sie möchten besprechen, wie KI auch in Ihrer Organisation konkrete Mehrwerte schaffen kann? Wir analysieren gemeinsam Ihre Prozesse und zeigen praxisnahe Möglichkeiten für die Umsetzung.

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Unsere Ansätze im Öffentlichen Bereich

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Warum moderne Archivlösungen unverzichtbar für die öffentliche Verwaltung sind https://blogs.opentext.com/de/warum-moderne-archivloesungen-unverzichtbar-fuer-die-oeffentliche-verwaltung-sind/ Thu, 10 Apr 2025 17:25:17 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999308197

Die Digitalisierung schreitet in der öffentlichen Verwaltung stetig voran. Ein zentrales Element dabei ist die moderne Archivierung. Warum ein digitales Archiv heute unverzichtbar ist und welchen Unterschied moderne Lösungen wie OpenText Archive machen, erklären wir in diesem Beitrag.

Wandel der Archivlösungen

Mit steigenden Datenmengen, gesetzlichen Anforderungen und dem wachsenden Bedarf an Transparenz stehen öffentliche Verwaltungen vor der Herausforderung, Informationen strukturiert, sicher und langfristig zugänglich zu archivieren. Klassische Papierarchive und veraltete Systeme stoßen dabei schnell an ihre Grenzen.

Modern, Professionell, zukunftssicher – Archiv mit OpenText

Rechtssicherheit und Compliance

Moderne Archivlösungen bieten rechtskonforme Speicherung und erfüllen Anforderungen wie DSGVO, GoBD oder spezifische Landesvorgaben. Zugriffe werden lückenlos protokolliert, Dokumente revisionssicher archiviert – ein Muss für jede Behörde.

Digitale Workflows und Effizienz

Integrierte Archivsysteme beschleunigen Prozesse erheblich: Schriftstücke, E-Mails und Akten lassen sich digital erfassen, klassifizieren und direkt in den passenden Vorgang einbinden. Das reduziert Suchzeiten, Fehlerquellen und manuelle Arbeitsschritte deutlich.

Plattformunabhängigkeit und Zukunftssicherheit

Moderne Archivlösungen wie OpenText Archive funktionieren sowohl on-premises als auch in der Cloud – ideal für heterogene IT-Landschaften. Gleichzeitig lassen sich bestehende Fachverfahren und E-Akten nahtlos integrieren.

Zentrale Informationsquelle für KI und Automatisierung

Ein intelligentes Archiv ist mehr als nur ein Speicherort: Es ist Datenquelle für Automatisierungen und KI-Anwendungen wie OpenText Aviator. Damit wird das Archiv zur aktiven Wissensbasis für zukünftige Verwaltungsprozesse.

Beispiel aus der Praxis

Eine Kommune mit über 20.000 Einwohnern hat durch die Einführung eines digitalen Archivs nicht nur über 500.000 Seiten digitalisiert, sondern konnte Bearbeitungszeiten im Bürgerservice um 30 % senken. Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wurde deutlich effizienter. Was noch alles möglich wäre, besprechen wir gerne mit Ihnen und Ihrem Anwendungsfall.

Ein modernes Archiv ist weit mehr als ein digitales Lager – es ist ein zentraler Baustein für die effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Verwaltung. Wer jetzt handelt, schafft die Grundlage für smarte Prozesse und KI-gestützte Services von morgen.

Warum moderne Archivlösungen unverzichtbar für die öffentliche Verwaltung sind

Sie möchten wissen, wie ein modernes Archivsystem konkret in Ihrer Verwaltung aussehen kann?

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und gemeinsam Potenziale aufdecken.
👉 Vereinbaren Sie jetzt einen Termin oder fordern Sie unsere Demo an!

Ihr Ansprechpartner für moderne Archivlösungen und smarte IT-Architektur in der öffentlichen Verwaltung: OpenText DACH Team auf LinkedIn

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Die Digitalisierung schreitet in der öffentlichen Verwaltung stetig voran. Ein zentrales Element dabei ist die moderne Archivierung. Warum ein digitales Archiv heute unverzichtbar ist und welchen Unterschied moderne Lösungen wie OpenText Archive machen, erklären wir in diesem Beitrag.

Wandel der Archivlösungen

Mit steigenden Datenmengen, gesetzlichen Anforderungen und dem wachsenden Bedarf an Transparenz stehen öffentliche Verwaltungen vor der Herausforderung, Informationen strukturiert, sicher und langfristig zugänglich zu archivieren. Klassische Papierarchive und veraltete Systeme stoßen dabei schnell an ihre Grenzen.

Modern, Professionell, zukunftssicher – Archiv mit OpenText

Rechtssicherheit und Compliance

Moderne Archivlösungen bieten rechtskonforme Speicherung und erfüllen Anforderungen wie DSGVO, GoBD oder spezifische Landesvorgaben. Zugriffe werden lückenlos protokolliert, Dokumente revisionssicher archiviert – ein Muss für jede Behörde.

Digitale Workflows und Effizienz

Integrierte Archivsysteme beschleunigen Prozesse erheblich: Schriftstücke, E-Mails und Akten lassen sich digital erfassen, klassifizieren und direkt in den passenden Vorgang einbinden. Das reduziert Suchzeiten, Fehlerquellen und manuelle Arbeitsschritte deutlich.

Plattformunabhängigkeit und Zukunftssicherheit

Moderne Archivlösungen wie OpenText Archive funktionieren sowohl on-premises als auch in der Cloud – ideal für heterogene IT-Landschaften. Gleichzeitig lassen sich bestehende Fachverfahren und E-Akten nahtlos integrieren.

Zentrale Informationsquelle für KI und Automatisierung

Ein intelligentes Archiv ist mehr als nur ein Speicherort: Es ist Datenquelle für Automatisierungen und KI-Anwendungen wie OpenText Aviator. Damit wird das Archiv zur aktiven Wissensbasis für zukünftige Verwaltungsprozesse.

Beispiel aus der Praxis

Eine Kommune mit über 20.000 Einwohnern hat durch die Einführung eines digitalen Archivs nicht nur über 500.000 Seiten digitalisiert, sondern konnte Bearbeitungszeiten im Bürgerservice um 30 % senken. Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wurde deutlich effizienter. Was noch alles möglich wäre, besprechen wir gerne mit Ihnen und Ihrem Anwendungsfall.

Ein modernes Archiv ist weit mehr als ein digitales Lager – es ist ein zentraler Baustein für die effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Verwaltung. Wer jetzt handelt, schafft die Grundlage für smarte Prozesse und KI-gestützte Services von morgen.

Warum moderne Archivlösungen unverzichtbar für die öffentliche Verwaltung sind

Sie möchten wissen, wie ein modernes Archivsystem konkret in Ihrer Verwaltung aussehen kann?
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Mehr Ordnung, weniger Aufwand – Wie ein Dokumentenmanagement-system Prozesse verschlankt https://blogs.opentext.com/de/mehr-ordnung-weniger-aufwand-wie-ein-dokumentenmanagement-system-prozesse-verschlankt/ Wed, 02 Apr 2025 16:53:42 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999308193 Digitales Dokumentenmanagementsystem für den öffentlichen Sektor

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung ist längst mehr als ein Schlagwort. Sie ist Notwendigkeit und Realität zugleich. Angesichts steigender Anforderungen an Transparenz, Effizienz, Datenschutz und Rechtssicherheit wächst der Druck auf Behörden, ihre Prozesse nachhaltig zu modernisieren. Ein entscheidender Hebel dafür ist das Dokumentenmanagementsystem – insbesondere in Kombination mit der elektronischen Akte (E-Akte).

Ein Dokumentenmanagementsystem bildet die technologische Grundlage, um Informationen strukturiert zu erfassen, digital zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Die E-Akte wiederum ist das organisatorische Modell, mit dem Vorgänge digital abgebildet, bearbeitet und abgeschlossen werden können. Gemeinsam ermöglichen sie eine neue Qualität der Verwaltungsarbeit – effizient, transparent und rechtssicher.

Digitale Ordnung als strategische Ressource

In der täglichen Praxis entstehen in öffentlichen Verwaltungen unzählige Dokumente – von Anträgen und Bescheiden über interne Memos bis hin zu komplexen Gutachten. Diese müssen nicht nur rechtssicher aufbewahrt, sondern auch jederzeit auffindbar, nachvollziehbar und bearbeitbar sein.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft hierfür die notwendige Struktur. Es digitalisiert die gesamte Dokumentenverwaltung, speichert alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort und stellt sie autorisierten Mitarbeitenden medienbruchfrei zur Verfügung. Mit einer leistungsfähigen Suchfunktion, intelligentem Zugriffskonzept und vollständiger Historisierung wird das DMS zum digitalen Rückgrat der Verwaltungsarbeit.

Ein zentraler Vorteil ist dabei die Zeitersparnis: Wo früher Aktenordner gewälzt wurden, reichen heute wenige Klicks. Die Bearbeitung erfolgt direkt im System – schnell, nachvollziehbar und vollständig dokumentiert.

Die E-Akte als Prozessmotor der digitalen Verwaltung

Die E-Akte bildet die organisatorische Ebene digitaler Verwaltung. Während das DMS die Datenstruktur bereitstellt, ist die E-Akte das digitale Pendant zur klassischen Papierakte. Sie bündelt alle zum Vorgang gehörenden Informationen und Dokumente, unabhängig davon, wo sie ursprünglich entstanden sind.

Ob Personalakte, Bauakte oder Liegenschaftsakte – die E-Akte ist modular aufgebaut, folgt einem definierten Aktenplan und ermöglicht eine strukturierte, effiziente Bearbeitung. Vorgänge lassen sich digital anstoßen, nachvollziehen und abschließen. Dabei unterstützt die E-Akte auch mobile Arbeitsmodelle und Homeoffice-Regelungen, indem sie ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht.

Die Kombination von Dokumentenmanagementsystem und E-Akte bringt erhebliche Vorteile:

  • Einheitliche Datenbasis statt isolierter Insellösungen
  • Durchgängige Workflows mit klaren Zuständigkeiten
  • Transparente Prozesse durch vollständige Nachvollziehbarkeit
  • Rechtssicherheit durch Protokollierung und revisionssichere Archivierung

Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung in der Praxis

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine mittlere Stadtverwaltung hat mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der E-Akte ihre Bearbeitungsprozesse vollständig digitalisiert. Die Aktenführung erfolgt seitdem medienbruchfrei, Prozesse laufen deutlich schneller, und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist spürbar gestiegen.

Besonders deutlich wird der Mehrwert in der Personalabteilung: Die digitale Personalakte ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, beschleunigt die Bearbeitung von Personalvorgängen und sorgt für eine sichere Aufbewahrung nach DSGVO-Vorgaben.

Auch in Bau- und Liegenschaftsämtern zeigt sich die Effizienzsteigerung: Planunterlagen, Genehmigungen und Verträge sind jederzeit verfügbar, Änderungsverläufe transparent einsehbar. Damit verbessert sich nicht nur die interne Zusammenarbeit, sondern auch die Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und Bürgern.

Technologische Integration und Flexibilität

Ein weiterer Erfolgsfaktor liegt in der Integration moderner Dokumentenmanagementsysteme in bestehende IT-Landschaften. Systeme wie OpenText Extended ECM lassen sich nahtlos mit Fachverfahren, ERP-Systemen wie SAP oder Büroanwendungen wie Microsoft 365 verbinden.

Das bedeutet: Mitarbeitende müssen nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln, sondern können direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf Informationen und Akten zugreifen. Dies erhöht die Akzeptanz und beschleunigt die Digitalisierung erheblich.

Dabei stehen unterschiedliche Betriebsmodelle zur Wahl – vom klassischen On-Premises-Betrieb über hybride Szenarien bis hin zu vollständig cloudbasierten SaaS-Lösungen. So können Verwaltungen ihre digitale Infrastruktur flexibel an gesetzliche Vorgaben und organisatorische Anforderungen anpassen.

Vom Dokument zur intelligenten Information

Mit der strukturierten Erfassung und Verwaltung von Dokumenten ist der Weg zur Automatisierung und Künstlichen Intelligenz geebnet. Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die automatische Klassifikation von Schriftstücken, die intelligente Verschlagwortung und die Einbindung in automatisierte Workflows.

Besonders leistungsfähig werden diese Lösungen in Kombination mit KI-Technologie. So können Dokumente automatisiert analysiert, priorisiert und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Lösungen wie OpenText Aviator zeigen, wie maschinelles Lernen und Prozessintelligenz den Verwaltungsalltag nachhaltig vereinfachen können.

Herausforderungen – und wie man sie meistert

Natürlich ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kein Selbstläufer. Es braucht ein durchdachtes Projektmanagement, klare Verantwortlichkeiten und ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeitenden.

Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:

  • Veränderungsmanagement und Schulungsbedarf
  • Datenmigration und Altbestandserfassung
  • Schnittstellenintegration und IT-Sicherheit

Mit einer frühzeitigen Einbindung aller Beteiligten, transparenten Kommunikationsprozessen und praxiserprobten Migrationsstrategien lassen sich diese Hürden erfolgreich überwinden.

Fazit: Eine Investition in Zukunftsfähigkeit und Bürgerservice

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem in Kombination mit der E-Akte ist weit mehr als ein technisches Tool – es ist eine strategische Investition in die Zukunft der Verwaltung. Prozesse werden nicht nur schneller, sondern nachvollziehbarer, rechtssicherer und serviceorientierter.

Die Vorteile lassen sich auf einen Blick zusammenfassen:

  • Mehr Effizienz durch digitale Prozesse
  • Bessere Zusammenarbeit durch zentrale Datenhaltung
  • Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  • Rechtssicherheit und Datenschutz
  • Grundlage für Automatisierung und KI

Wer heute in moderne Informationsinfrastrukturen investiert, legt das Fundament für eine leistungsfähige, bürgernahe Verwaltung von morgen.

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Digitales Dokumentenmanagementsystem für den öffentlichen Sektor

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung ist längst mehr als ein Schlagwort. Sie ist Notwendigkeit und Realität zugleich. Angesichts steigender Anforderungen an Transparenz, Effizienz, Datenschutz und Rechtssicherheit wächst der Druck auf Behörden, ihre Prozesse nachhaltig zu modernisieren. Ein entscheidender Hebel dafür ist das Dokumentenmanagementsystem – insbesondere in Kombination mit der elektronischen Akte (E-Akte).

Ein Dokumentenmanagementsystem bildet die technologische Grundlage, um Informationen strukturiert zu erfassen, digital zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Die E-Akte wiederum ist das organisatorische Modell, mit dem Vorgänge digital abgebildet, bearbeitet und abgeschlossen werden können. Gemeinsam ermöglichen sie eine neue Qualität der Verwaltungsarbeit – effizient, transparent und rechtssicher.

Digitale Ordnung als strategische Ressource

In der täglichen Praxis entstehen in öffentlichen Verwaltungen unzählige Dokumente – von Anträgen und Bescheiden über interne Memos bis hin zu komplexen Gutachten. Diese müssen nicht nur rechtssicher aufbewahrt, sondern auch jederzeit auffindbar, nachvollziehbar und bearbeitbar sein.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft hierfür die notwendige Struktur. Es digitalisiert die gesamte Dokumentenverwaltung, speichert alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort und stellt sie autorisierten Mitarbeitenden medienbruchfrei zur Verfügung. Mit einer leistungsfähigen Suchfunktion, intelligentem Zugriffskonzept und vollständiger Historisierung wird das DMS zum digitalen Rückgrat der Verwaltungsarbeit.

Ein zentraler Vorteil ist dabei die Zeitersparnis: Wo früher Aktenordner gewälzt wurden, reichen heute wenige Klicks. Die Bearbeitung erfolgt direkt im System – schnell, nachvollziehbar und vollständig dokumentiert.

Die E-Akte als Prozessmotor der digitalen Verwaltung

Die E-Akte bildet die organisatorische Ebene digitaler Verwaltung. Während das DMS die Datenstruktur bereitstellt, ist die E-Akte das digitale Pendant zur klassischen Papierakte. Sie bündelt alle zum Vorgang gehörenden Informationen und Dokumente, unabhängig davon, wo sie ursprünglich entstanden sind.

Ob Personalakte, Bauakte oder Liegenschaftsakte – die E-Akte ist modular aufgebaut, folgt einem definierten Aktenplan und ermöglicht eine strukturierte, effiziente Bearbeitung. Vorgänge lassen sich digital anstoßen, nachvollziehen und abschließen. Dabei unterstützt die E-Akte auch mobile Arbeitsmodelle und Homeoffice-Regelungen, indem sie ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht.

Die Kombination von Dokumentenmanagementsystem und E-Akte bringt erhebliche Vorteile:

  • Einheitliche Datenbasis statt isolierter Insellösungen
  • Durchgängige Workflows mit klaren Zuständigkeiten
  • Transparente Prozesse durch vollständige Nachvollziehbarkeit
  • Rechtssicherheit durch Protokollierung und revisionssichere Archivierung

Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung in der Praxis

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine mittlere Stadtverwaltung hat mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der E-Akte ihre Bearbeitungsprozesse vollständig digitalisiert. Die Aktenführung erfolgt seitdem medienbruchfrei, Prozesse laufen deutlich schneller, und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist spürbar gestiegen.

Besonders deutlich wird der Mehrwert in der Personalabteilung: Die digitale Personalakte ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, beschleunigt die Bearbeitung von Personalvorgängen und sorgt für eine sichere Aufbewahrung nach DSGVO-Vorgaben.

Auch in Bau- und Liegenschaftsämtern zeigt sich die Effizienzsteigerung: Planunterlagen, Genehmigungen und Verträge sind jederzeit verfügbar, Änderungsverläufe transparent einsehbar. Damit verbessert sich nicht nur die interne Zusammenarbeit, sondern auch die Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und Bürgern.

Technologische Integration und Flexibilität

Ein weiterer Erfolgsfaktor liegt in der Integration moderner Dokumentenmanagementsysteme in bestehende IT-Landschaften. Systeme wie OpenText Extended ECM lassen sich nahtlos mit Fachverfahren, ERP-Systemen wie SAP oder Büroanwendungen wie Microsoft 365 verbinden.

Das bedeutet: Mitarbeitende müssen nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln, sondern können direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf Informationen und Akten zugreifen. Dies erhöht die Akzeptanz und beschleunigt die Digitalisierung erheblich.

Dabei stehen unterschiedliche Betriebsmodelle zur Wahl – vom klassischen On-Premises-Betrieb über hybride Szenarien bis hin zu vollständig cloudbasierten SaaS-Lösungen. So können Verwaltungen ihre digitale Infrastruktur flexibel an gesetzliche Vorgaben und organisatorische Anforderungen anpassen.

Vom Dokument zur intelligenten Information

Mit der strukturierten Erfassung und Verwaltung von Dokumenten ist der Weg zur Automatisierung und Künstlichen Intelligenz geebnet. Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die automatische Klassifikation von Schriftstücken, die intelligente Verschlagwortung und die Einbindung in automatisierte Workflows.

Besonders leistungsfähig werden diese Lösungen in Kombination mit KI-Technologie. So können Dokumente automatisiert analysiert, priorisiert und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Lösungen wie OpenText Aviator zeigen, wie maschinelles Lernen und Prozessintelligenz den Verwaltungsalltag nachhaltig vereinfachen können.

Herausforderungen – und wie man sie meistert

Natürlich ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kein Selbstläufer. Es braucht ein durchdachtes Projektmanagement, klare Verantwortlichkeiten und ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeitenden.

Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:

  • Veränderungsmanagement und Schulungsbedarf
  • Datenmigration und Altbestandserfassung
  • Schnittstellenintegration und IT-Sicherheit

Mit einer frühzeitigen Einbindung aller Beteiligten, transparenten Kommunikationsprozessen und praxiserprobten Migrationsstrategien lassen sich diese Hürden erfolgreich überwinden.

Fazit: Eine Investition in Zukunftsfähigkeit und Bürgerservice

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem in Kombination mit der E-Akte ist weit mehr als ein technisches Tool – es ist eine strategische Investition in die Zukunft der Verwaltung. Prozesse werden nicht nur schneller, sondern nachvollziehbarer, rechtssicherer und serviceorientierter.

Die Vorteile lassen sich auf einen Blick zusammenfassen:

  • Mehr Effizienz durch digitale Prozesse
  • Bessere Zusammenarbeit durch zentrale Datenhaltung
  • Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  • Rechtssicherheit und Datenschutz
  • Grundlage für Automatisierung und KI

Wer heute in moderne Informationsinfrastrukturen investiert, legt das Fundament für eine leistungsfähige, bürgernahe Verwaltung von morgen.


Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und gemeinsam Potenziale aufdecken.
👉 Vereinbaren Sie jetzt einen Termin oder fordern Sie unsere Demo an!

Ihr Ansprechpartner für moderne Archivlösungen und smarte IT-Architektur in der öffentlichen Verwaltung: OpenText DACH Team auf LinkedIn

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Was ist neu bei OpenText SAP Applications? https://blogs.opentext.com/de/was-ist-neu-bei-opentext-sap-applications/ Wed, 26 Feb 2025 12:55:16 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999307188

Januar 2025: Was ist neu in OpenText SAP Applications CE 25.1

Schwerpunkte bei OpenText Content Management for Human Resources, auch SAP® SuccessFactors Extended ECM by OpenText CE 25.1 genannt, sind: 

Wir freuen uns, Ihnen wichtige Verbesserungen vorstellen zu können, mit denen die Leistung, die Kommunikation und die Verwaltung verbessert werden. Dadurch werden die täglichen Aufgaben im Personalwesen effizienter und sicherer. Die Vorteile umfassen:

Leistungsverbesserungen:

  • Schnelleres Laden der Startseite: Eine optimierte Ladekonfiguration verkürzt die rollenbasierten Ladezeiten der Startseite signifikant und steigert so die Effizienz.
  • Sofortiger Zugriff auf die Arbeitsbereiche der Mitarbeiter: Dank umfangreicher Optimierungen werden die Arbeitsbereiche jetzt in nur 10 Millisekunden geöffnet, was die Zufriedenheit und Produktivität der Benutzer erhöht.

Verbesserte Mitarbeiterkommunikation

  • Unterstützung mehrerer Anhänge: Laden Sie mehrere Anlagen in die erstellten Dokumente hoch und sparen Sie so Zeit und Mühe bei der Bearbeitung wichtiger Dokumente.

Stärkere Kontrolle der Mitarbeiterdaten

  • Verbesserte Sicherheit mit Bannern/Wasserzeichen: Versehen Sie den Bildschirm, heruntergeladene oder gedruckte Datensätze mit sichtbaren Sicherheitsmarkierungen, die vor unbefugten Screenshots schützen.
  • Schnellere Verarbeitung von Löschungen: Die Vernichtung von Mitarbeiterdokumenten erfolgt jetzt fast zehnmal so schnell. Das verbessert die Compliance und die Verwaltungseffizienz.

Diese Verbesserungen sorgen für eine schnellere, effizientere und sichere Personalverwaltung. Weitere Informationen finden Sie in den Ressourcen zu OpenText™ Content Management for Human Resources Success Journey Resources 

Wenn Sie mehr über die vorherigen verbesserten Funktionen von OpenText SAP Applications CE erfahren möchten, dann lesen Sie bitte diesen Blogpost aus dem Mai 2024: Was ist neu in OpenText SAP Applications? - OpenText Blogs. Hier erfahren Sie mehr über die Features von Release 24.2 und früheren Versionen.

Kontaktieren Sie jetzt einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere SAP-Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne.

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Januar 2025: Was ist neu in OpenText SAP Applications CE 25.1

Schwerpunkte bei OpenText Content Management for Human Resources, auch SAP® SuccessFactors Extended ECM by OpenText CE 25.1 genannt, sind: 

Wir freuen uns, Ihnen wichtige Verbesserungen vorstellen zu können, mit denen die Leistung, die Kommunikation und die Verwaltung verbessert werden. Dadurch werden die täglichen Aufgaben im Personalwesen effizienter und sicherer. Die Vorteile umfassen:

Leistungsverbesserungen:

  • Schnelleres Laden der Startseite: Eine optimierte Ladekonfiguration verkürzt die rollenbasierten Ladezeiten der Startseite signifikant und steigert so die Effizienz.
  • Sofortiger Zugriff auf die Arbeitsbereiche der Mitarbeiter: Dank umfangreicher Optimierungen werden die Arbeitsbereiche jetzt in nur 10 Millisekunden geöffnet, was die Zufriedenheit und Produktivität der Benutzer erhöht.

Verbesserte Mitarbeiterkommunikation

  • Unterstützung mehrerer Anhänge: Laden Sie mehrere Anlagen in die erstellten Dokumente hoch und sparen Sie so Zeit und Mühe bei der Bearbeitung wichtiger Dokumente.

Stärkere Kontrolle der Mitarbeiterdaten

  • Verbesserte Sicherheit mit Bannern/Wasserzeichen: Versehen Sie den Bildschirm, heruntergeladene oder gedruckte Datensätze mit sichtbaren Sicherheitsmarkierungen, die vor unbefugten Screenshots schützen.
  • Schnellere Verarbeitung von Löschungen: Die Vernichtung von Mitarbeiterdokumenten erfolgt jetzt fast zehnmal so schnell. Das verbessert die Compliance und die Verwaltungseffizienz.

Diese Verbesserungen sorgen für eine schnellere, effizientere und sichere Personalverwaltung. Weitere Informationen finden Sie in den Ressourcen zu OpenText™ Content Management for Human Resources Success Journey Resources 

Wenn Sie mehr über die vorherigen verbesserten Funktionen von OpenText SAP Applications CE erfahren möchten, dann lesen Sie bitte diesen Blogpost aus dem Mai 2024: Was ist neu in OpenText SAP Applications? - OpenText Blogs. Hier erfahren Sie mehr über die Features von Release 24.2 und früheren Versionen.

Kontaktieren Sie jetzt einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere SAP-Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne.

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OpenText ist Marktführer im Bereich E-Discovery + Investigations https://blogs.opentext.com/de/opentext-ist-marktfuehrer-im-bereich-e-discovery-investigations/ Wed, 12 Feb 2025 15:08:32 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999306982

Erfahren Sie, wie Sie mit KI-gestützter Entscheidungsfindung die Kontrolle über E-Discovery gewinnen können!

Was Sie wissen sollten

Erfahren Sie in diesem Report, warum OpenText™ in Ihre engere Wahl der Anbieter von E-Discovery-Lösungen kommen sollte. Einige der Vorteile der OpenText-Lösung sind:  

  • Auf einer einzigen zentralen Plattform lassen sich alle elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) sammeln, verarbeiten, analysieren, prüfen und erstellen.
  • Die Kosten können gesenkt werden und mit Generative AI (GenAI) erhöhen Sie die Geschwindigkeit, mit der Sie zu den gesuchten Fakten gelangen.
  • Der Aufwand für die Überprüfung des Datensatzes wird dank fortschrittlichem Technology Assisted Review (TAR), Phrasenanalyse, predictive Filtering und vielem mehr reduziert.
  • Das Factfinding mittels der von GenAI erstellten Zusammenfassung wird deutlich beschleunigt.
  • Risiken werden durch die automatische Erkennung und Schwärzung vertraulicher Daten minimiert.
  • Die Suche, Überprüfung, Analyse und Schwärzung von Audio- und Videodateien (A/V) mit integrierter Transkriptionsfunktion wird ebenfalls beschleunigt.

GigaOm Radar for E-Discovery, October 2024

Vereinfachen Sie E-Discovery mit einer durchgängigen Lösung auf einer einzigen Plattform

Explodierende Datenmengen und -quellen, verschärfte behördliche Anforderungen und erhöhte Datenschutz- und Cybersicherheitsrisiken treiben die Kosten und Risiken von E-Discovery, Untersuchungen und Mandaten zur Einhaltung von Vorschriften in die Höhe. Auch wenn die Kosten für Rechtsstreitigkeiten auf dem Prüfstand stehen, wird sowohl von Kanzleien als auch von Inhouse-Teams immer noch erwartet, dass sie pünktlich hervorragende Ergebnisse liefern. Für mehr Effizienz und Kosteneinsparungen suchen die Rechtsabteilungen nach Komplettlösungen mit integrierter KI, Analytics, maschinellem Lernen, umfassenden Visualisierungen und Automatisierung.

Warum sollten Sie sich für OpenText™ eDiscovery entscheiden?

OpenText™ eDiscovery ist eine vollständig integrierte, ganzheitliche eDiscovery-Lösung. Sie bietet branchenführende Funktionen, die Litigation- und Investigation-Teams helfen, schneller zu den Fakten zu gelangen und die Fallstrategie zu optimieren. Dank fortschrittlicher Analytics, technologiegestützter Überprüfung und generativer KI unterstützt OpenText eDiscovery Kanzleien als auch von Inhouse-Teams dabei, proaktiver, produktiver und leistungsfähiger zu sein.

Mit OpenText eDiscovery haben Anwender mehr Kontrolle über das Sammeln und die intelligente Auswertung von Daten. Viele manuelle Aufgaben werden so weit wie möglich automatisiert. Das bedeutet, dass die Juristen nur prüfen müssen, was tatsächlich notwendig ist, und so Kosten und Risiken reduzieren können.

Wenn Sie mehr über die OpenText-Lösungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne.

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Erfahren Sie, wie Sie mit KI-gestützter Entscheidungsfindung die Kontrolle über E-Discovery gewinnen können!

Was Sie wissen sollten

Erfahren Sie in diesem Report, warum OpenText™ in Ihre engere Wahl der Anbieter von E-Discovery-Lösungen kommen sollte. Einige der Vorteile der OpenText-Lösung sind:  

  • Auf einer einzigen zentralen Plattform lassen sich alle elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) sammeln, verarbeiten, analysieren, prüfen und erstellen.
  • Die Kosten können gesenkt werden und mit Generative AI (GenAI) erhöhen Sie die Geschwindigkeit, mit der Sie zu den gesuchten Fakten gelangen.
  • Der Aufwand für die Überprüfung des Datensatzes wird dank fortschrittlichem Technology Assisted Review (TAR), Phrasenanalyse, predictive Filtering und vielem mehr reduziert.
  • Das Factfinding mittels der von GenAI erstellten Zusammenfassung wird deutlich beschleunigt.
  • Risiken werden durch die automatische Erkennung und Schwärzung vertraulicher Daten minimiert.
  • Die Suche, Überprüfung, Analyse und Schwärzung von Audio- und Videodateien (A/V) mit integrierter Transkriptionsfunktion wird ebenfalls beschleunigt.

GigaOm Radar for E-Discovery, October 2024

Vereinfachen Sie E-Discovery mit einer durchgängigen Lösung auf einer einzigen Plattform

Explodierende Datenmengen und -quellen, verschärfte behördliche Anforderungen und erhöhte Datenschutz- und Cybersicherheitsrisiken treiben die Kosten und Risiken von E-Discovery, Untersuchungen und Mandaten zur Einhaltung von Vorschriften in die Höhe. Auch wenn die Kosten für Rechtsstreitigkeiten auf dem Prüfstand stehen, wird sowohl von Kanzleien als auch von Inhouse-Teams immer noch erwartet, dass sie pünktlich hervorragende Ergebnisse liefern. Für mehr Effizienz und Kosteneinsparungen suchen die Rechtsabteilungen nach Komplettlösungen mit integrierter KI, Analytics, maschinellem Lernen, umfassenden Visualisierungen und Automatisierung.

Warum sollten Sie sich für OpenText™ eDiscovery entscheiden?

OpenText™ eDiscovery ist eine vollständig integrierte, ganzheitliche eDiscovery-Lösung. Sie bietet branchenführende Funktionen, die Litigation- und Investigation-Teams helfen, schneller zu den Fakten zu gelangen und die Fallstrategie zu optimieren. Dank fortschrittlicher Analytics, technologiegestützter Überprüfung und generativer KI unterstützt OpenText eDiscovery Kanzleien als auch von Inhouse-Teams dabei, proaktiver, produktiver und leistungsfähiger zu sein.

Mit OpenText eDiscovery haben Anwender mehr Kontrolle über das Sammeln und die intelligente Auswertung von Daten. Viele manuelle Aufgaben werden so weit wie möglich automatisiert. Das bedeutet, dass die Juristen nur prüfen müssen, was tatsächlich notwendig ist, und so Kosten und Risiken reduzieren können.

Wenn Sie mehr über die OpenText-Lösungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne.

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Individuelle Statistiken auf Knopfdruck https://blogs.opentext.com/de/individuelle-statistiken-auf-knopfdruck/ Mon, 10 Feb 2025 18:07:00 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999306914

Der deutsche Fondsverband BVI ist die deutsche Interessenvertretung der Investmentbranche. Er setzt sich für die Weiterentwicklung von Kapitalmarkt- und Anlagerechtsvorschriften ein und unterstützt die Branche durch vielerlei Dienstleistungen. Ziel ist es, die Rahmenbedingungen für Investmentfonds, Vermögensverwalter und institutionelle Anleger zu verbessern und transparentere Märkte zu fördern. Der BVI bietet seinen Mitgliedern umfangreiche Informationen und Services, darunter auch Statistiken und Reports, die für fundierte Entscheidungen im Asset Management nützlich und notwendig sind. Diese Daten umfassen unter anderem Informationen zum verwalteten Vermögen, zum Neugeschäft und zur Wertentwicklung von Fonds. Mit der Einführung des Statistik-Portals im Jahr 2014 können diese Daten mit wenigen Mausklicks für frei wählbare Stichtage und damit auch historische Zeiträume nach eigenen Wünschen gefiltert und in verschiedene Formate exportiert werden.

Statistik-Abfragen leicht gemacht

Ziel des Statistik-Portals ist es, die vorhandenen Daten besser erschließbar zu machen sowie neue Sichtweisen und Zusammenhänge in der Analyse des Datenmaterials zu erhalten.

Ein weiteres Ziel: Die IT-Abteilung sollte deutlich entlastet werden. Daher galt es, den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Daten und grafische Auswertungen selbstständig abrufen und weiterverarbeiten zu können. Weitere Vorgaben: (a) die Möglichkeit, die abgefragten Daten in andere Anwendungen wie beispielsweise Microsoft Excel oder PowerPoint einbinden zu können; (b) eine bedarfsgerechte Speicherverwaltung, wenn zeitgleich viele Nutzer die Datenbank beanspruchen: Zugriff haben neben den Fachabteilungen im BVI alle Mitarbeiter der Mitgliedsgesellschaften.

Nun galt es, das passende BI-Tool zu finden. Als Kriterien für die Auswahl einer Lösung waren seitens des BVI vorgegeben:

  • Integration des BI-Tools in das Extranet
  • Effizienz/Antwortzeit
  • Einfache Integrationsmöglichkeiten
  • Exportmöglichkeit der Daten in unterschiedliche Formate
  • Erweiterbarkeit
  • Erstellung und Änderbarkeit der Standard-Statistiken
  • Zukunftssicherheit

Zukunftssicherheit im Zusammenhang mit dem neuen BI-Tool war ein sehr wichtiges Kriterium, da die Lösung langfristig nutzbar und anpassungsfähig sein soll. ​Das bedeutet, zukünftige Anforderungen und technologische Entwicklungen zu bewältigen, ohne schnell zu veralten oder ersetzt werden zu müssen. ​Dies umfasst Aspekte wie regelmäßige Updates, Skalierbarkeit, Kompatibilität mit neuen Technologien und die Fähigkeit, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit sind garantiert

Für die Optimierung der Ausgabe der statistischen Daten suchte der BVI 2014 ein transparentes Lizenzmodell mit einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Nach der detaillierten Evaluierung mehrerer Dienstleister und Lösungen fiel die Entscheidung zu Gunsten des IT-Spezialisten und OpenText-Partner EITCO. Für die OpenText-Lösungen sprachen verschiedene Vorteile: Die einfachen Integrationsmöglichkeiten, das transparente Lizenzmodell, das flexible und offene Datenmodell sowie nicht zuletzt die Zukunftssicherheit der Technologie. Es ist garantiert, dass die OpenText-Lösungen regelmäßig weiterentwickelt werden und im Turnus von drei Monaten ein neues Release auf den Markt kommt.

Was hat sich verbessert?

Wenn die Reporting-Anfragen zuvor weitgehend nur mit Hilfe der IT bearbeitet werden konnten, hat sich mit dem Einsatz der OpenText-Technologie vieles vereinfacht. Die Mitgliedsgesellschaften können mit dem Statistik-Portal eigenständig Statistiken erstellen. Die Fachabteilung im BVI kann mit dem BI-Tool sowohl Standard-Reports als auch Adhoc-Abfragen selbstständig erstellen – ganz ohne die Unterstützung der IT-Abteilung.

In den darauffolgenden Jahren hat der BVI die Statistik-Abfragen um grafische Auswertungen erweitert. Damit können die Mitarbeiter der Fondsgesellschaften Marktüberblicke und Anbietervergleiche abrufen. Dieses Projekt wurde direkt mit den OpenText-Experten verwirklicht und stützte sich auf die Lösung OpenText™ Intelligence (Magellan).

Pläne für die Zukunft

"Neben der Einbindung von KI ist ein weiterer klassischer Ausbau des Statistik-Portals denkbar. So könnten Standardgrafiken vermehrt auf den Internetseiten des BVI eingesetzt werden."

Über den BVI

Der deutsche Fondsverband BVI ist die deutsche Interessenvertretung der Investmentbranche. Er setzt sich für die Weiterentwicklung von Kapitalmarkt- und Anlagerechtsvorschriften ein und unterstützt die Branche durch vielerlei Dienstleistungen. Ziel ist es, die Rahmenbedingungen für Investmentfonds, Vermögensverwalter und institutionelle Anleger zu verbessern und transparentere Märkte zu fördern.

Der BVI ist in den letzten Jahren rasant gewachsen. Heute vertritt er die Interessen von 115 Fondsgesellschaften und Asset-Managern mit rund 4,5 Billionen Euro Anlagekapital für Privatanleger, Versicherungen, Altersvorsorgeeinrichtungen, Banken, Kirchen und Stiftungen.

Die Mitgliedsgesellschaften des BVI decken nach verwaltetem Vermögen zusammen über 95 Prozent des deutschen Fondsmarktes ab. Mitglied im BVI können alle in Deutschland aktiven Fondsanbieter werden - gleich, ob sie in Wertpapiere oder Sachwerte investieren, aktive oder passive Strategien verfolgen, auf Administration oder Portfoliomanagement spezialisiert sind, institutionelle oder private Anleger ansprechen.

Über EITCO

EITCO (European IT Consultancy EITCO GmbH) ist ein unabhängiger Digitalisierungspartner mit über 45 Jahren Erfahrung. Mit mehr als 200 Mitarbeitenden an den Standorten Berlin, Essen und Bonn bietet das Unternehmen individuelle IT-Lösungen – von der Planung über die Umsetzung bis zum laufenden Support. Die Schwerpunkte liegen auf Dokumentenmanagement, digitalen Akten, Prozessautomatisierung und der Integration von KI, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Nehmen Sie teil am Vortrag "BVI und OpenText - eine langjährige Partnerschaft bei der smarten Datenanalyse mit KI". Besuchen die BVI Fund Operations Konferenz am 25. Februar 2025 um 16:10 Uhr auf der KI-Bühne. Die Veranstaltung findet im Kap Europa in Frankfurt statt.

Kontaktieren Sie jetzt einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über OpenText™ Intelligence (Magellan) erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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Der deutsche Fondsverband BVI ist die deutsche Interessenvertretung der Investmentbranche. Er setzt sich für die Weiterentwicklung von Kapitalmarkt- und Anlagerechtsvorschriften ein und unterstützt die Branche durch vielerlei Dienstleistungen. Ziel ist es, die Rahmenbedingungen für Investmentfonds, Vermögensverwalter und institutionelle Anleger zu verbessern und transparentere Märkte zu fördern. Der BVI bietet seinen Mitgliedern umfangreiche Informationen und Services, darunter auch Statistiken und Reports, die für fundierte Entscheidungen im Asset Management nützlich und notwendig sind. Diese Daten umfassen unter anderem Informationen zum verwalteten Vermögen, zum Neugeschäft und zur Wertentwicklung von Fonds. Mit der Einführung des Statistik-Portals im Jahr 2014 können diese Daten mit wenigen Mausklicks für frei wählbare Stichtage und damit auch historische Zeiträume nach eigenen Wünschen gefiltert und in verschiedene Formate exportiert werden.

Statistik-Abfragen leicht gemacht

Ziel des Statistik-Portals ist es, die vorhandenen Daten besser erschließbar zu machen sowie neue Sichtweisen und Zusammenhänge in der Analyse des Datenmaterials zu erhalten.

Ein weiteres Ziel: Die IT-Abteilung sollte deutlich entlastet werden. Daher galt es, den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Daten und grafische Auswertungen selbstständig abrufen und weiterverarbeiten zu können. Weitere Vorgaben: (a) die Möglichkeit, die abgefragten Daten in andere Anwendungen wie beispielsweise Microsoft Excel oder PowerPoint einbinden zu können; (b) eine bedarfsgerechte Speicherverwaltung, wenn zeitgleich viele Nutzer die Datenbank beanspruchen: Zugriff haben neben den Fachabteilungen im BVI alle Mitarbeiter der Mitgliedsgesellschaften.

Nun galt es, das passende BI-Tool zu finden. Als Kriterien für die Auswahl einer Lösung waren seitens des BVI vorgegeben:

  • Integration des BI-Tools in das Extranet
  • Effizienz/Antwortzeit
  • Einfache Integrationsmöglichkeiten
  • Exportmöglichkeit der Daten in unterschiedliche Formate
  • Erweiterbarkeit
  • Erstellung und Änderbarkeit der Standard-Statistiken
  • Zukunftssicherheit

Zukunftssicherheit im Zusammenhang mit dem neuen BI-Tool war ein sehr wichtiges Kriterium, da die Lösung langfristig nutzbar und anpassungsfähig sein soll. ​Das bedeutet, zukünftige Anforderungen und technologische Entwicklungen zu bewältigen, ohne schnell zu veralten oder ersetzt werden zu müssen. ​Dies umfasst Aspekte wie regelmäßige Updates, Skalierbarkeit, Kompatibilität mit neuen Technologien und die Fähigkeit, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit sind garantiert

Für die Optimierung der Ausgabe der statistischen Daten suchte der BVI 2014 ein transparentes Lizenzmodell mit einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Nach der detaillierten Evaluierung mehrerer Dienstleister und Lösungen fiel die Entscheidung zu Gunsten des IT-Spezialisten und OpenText-Partner EITCO. Für die OpenText-Lösungen sprachen verschiedene Vorteile: Die einfachen Integrationsmöglichkeiten, das transparente Lizenzmodell, das flexible und offene Datenmodell sowie nicht zuletzt die Zukunftssicherheit der Technologie. Es ist garantiert, dass die OpenText-Lösungen regelmäßig weiterentwickelt werden und im Turnus von drei Monaten ein neues Release auf den Markt kommt.

Was hat sich verbessert?

Wenn die Reporting-Anfragen zuvor weitgehend nur mit Hilfe der IT bearbeitet werden konnten, hat sich mit dem Einsatz der OpenText-Technologie vieles vereinfacht. Die Mitgliedsgesellschaften können mit dem Statistik-Portal eigenständig Statistiken erstellen. Die Fachabteilung im BVI kann mit dem BI-Tool sowohl Standard-Reports als auch Adhoc-Abfragen selbstständig erstellen – ganz ohne die Unterstützung der IT-Abteilung.

In den darauffolgenden Jahren hat der BVI die Statistik-Abfragen um grafische Auswertungen erweitert. Damit können die Mitarbeiter der Fondsgesellschaften Marktüberblicke und Anbietervergleiche abrufen. Dieses Projekt wurde direkt mit den OpenText-Experten verwirklicht und stützte sich auf die Lösung OpenText™ Intelligence (Magellan).

Pläne für die Zukunft

"Neben der Einbindung von KI ist ein weiterer klassischer Ausbau des Statistik-Portals denkbar. So könnten Standardgrafiken vermehrt auf den Internetseiten des BVI eingesetzt werden."

Über den BVI

Der deutsche Fondsverband BVI ist die deutsche Interessenvertretung der Investmentbranche. Er setzt sich für die Weiterentwicklung von Kapitalmarkt- und Anlagerechtsvorschriften ein und unterstützt die Branche durch vielerlei Dienstleistungen. Ziel ist es, die Rahmenbedingungen für Investmentfonds, Vermögensverwalter und institutionelle Anleger zu verbessern und transparentere Märkte zu fördern.

Der BVI ist in den letzten Jahren rasant gewachsen. Heute vertritt er die Interessen von 115 Fondsgesellschaften und Asset-Managern mit rund 4,5 Billionen Euro Anlagekapital für Privatanleger, Versicherungen, Altersvorsorgeeinrichtungen, Banken, Kirchen und Stiftungen.

Die Mitgliedsgesellschaften des BVI decken nach verwaltetem Vermögen zusammen über 95 Prozent des deutschen Fondsmarktes ab. Mitglied im BVI können alle in Deutschland aktiven Fondsanbieter werden - gleich, ob sie in Wertpapiere oder Sachwerte investieren, aktive oder passive Strategien verfolgen, auf Administration oder Portfoliomanagement spezialisiert sind, institutionelle oder private Anleger ansprechen.

Über EITCO

EITCO (European IT Consultancy EITCO GmbH) ist ein unabhängiger Digitalisierungspartner mit über 45 Jahren Erfahrung. Mit mehr als 200 Mitarbeitenden an den Standorten Berlin, Essen und Bonn bietet das Unternehmen individuelle IT-Lösungen – von der Planung über die Umsetzung bis zum laufenden Support. Die Schwerpunkte liegen auf Dokumentenmanagement, digitalen Akten, Prozessautomatisierung und der Integration von KI, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Nehmen Sie teil am Vortrag "BVI und OpenText - eine langjährige Partnerschaft bei der smarten Datenanalyse mit KI". Besuchen die BVI Fund Operations Konferenz am 25. Februar 2025 um 16:10 Uhr auf der KI-Bühne. Die Veranstaltung findet im Kap Europa in Frankfurt statt.

Kontaktieren Sie jetzt einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über OpenText™ Intelligence (Magellan) erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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Forrester ernennt OpenText zum Marktführer im Bereich Content Management https://blogs.opentext.com/de/forrester-ernennt-opentext-zum-marktfuehrer-im-bereich-content-management/ Mon, 03 Feb 2025 18:29:28 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999306849

Die Anforderungen an moderne Enterprise Content Management (ECM)- und Content Services-Lösungen entwickeln sich ständig weiter. Unternehmen wollen einen höheren Nutzen aus ihren Content-Systemen ziehen. Content-Plattformen müssen im Wesentlichen die Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen unterstützen, Geschäftsprozesse automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und externen Beteiligten erleichtern. Doch um die Anforderungen der modernen Arbeitswelt tatsächlich zu erfüllen, müssen führende Content-Plattformen intelligenter und kompatibler werden und die Flexibilität besitzen, unterschiedliche Geschäfts- und Branchenanforderungen zu erfüllen. Mit OpenText™ Content Cloud™ meistern Unternehmen die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt. Sie betten KI-fähige Content-Services in die Prozesse ein, die ihr Unternehmen vorantreiben und sorgen so für reibungslose operative Prozesse.

Wir sind sehr stolz, bekannt geben zu dürfen, dass OpenText in The Forrester Wave™ als führender Anbieter eingestuft wurde: Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 2025.

Wir sind überzeugt davon, dass diese Anerkennung ein Beweis für die langjährige Führungsrolle und Innovationskraft von OpenText im Bereich Content Services ist. OpenText erhielt die höchstmögliche Punktzahl in den folgenden Kriterien:

  • Vision
  • Innovation
  • Partner-Ökosystem
  • Integration mit Unternehmensanwendungen
  • Lifecycle-Management
  • Verbesserte Sicherheit
  • Kollaborative Arbeitsbereiche
  • eSignatur
  • Erzeugung von Dokumenten
  • Lösungspakete für vertikale/horizontale Anwendungen
  • Migration von Inhalten

Laut The Forrester Wave™ Report „hat OpenText eine klare Vision, die Informationen und Automatisierung in sein umfangreiches Portfolio integriert und Content Management an der Spitze dieser Innovation hält.“

Die kontinuierlichen Investitionen von OpenText in Forschung und Entwicklung sind eine weitere Maßnahme, mit der wir die Anforderungen unserer Kunden jetzt und in Zukunft erfüllen können. Ohne diesen Fokus auf Innovation in den Bereichen KI und Automatisierung wären wir nicht in der Lage, unsere Kunden bei der Bewältigung der sich ändernden Marktanforderungen, aufkommenden Risiken und sich entwickelnden Vorschriften zu unterstützen. Wie der Forrester Report feststellt, „sind KI und maschinelles Lernen zwar nicht neu für Content-Plattformen, aber genAI hat neue Möglichkeiten zur Erzeugung, Umwandlung und Abfrage von Dokumenten erschlossen.“

Im Forrester Report heißt es: „Kunden, die ein zuverlässiges Set an KI-gestützten Content Governance- und Automatisierungsfunktionen mit flexiblen Cloud-Bereitstellungsoptionen suchen, sollten OpenText in Betracht ziehen.“

Laden Sie ein kostenloses Exemplar der Forrester Wave herunter und gewinnen Sie einen Einblick in die Anbieter von Content-Plattformen und deren Vorgehensweise zu den folgenden Aspekten:

  • KI, einschließlich aktueller und zukünftiger Visionen
  • Funktionen und Tools zur digitalen Prozessautomatisierung
  • Vertikale und horizontale inhaltszentrierte Anwendungen

 
 
OpenText Content Cloud ist eine kompatible Plattform, die Menschen, Inhalte und Prozesse miteinander verbindet, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und intelligentere, schnellere Entscheidungen zu ermöglichen. Beenden Sie das Informationschaos mit integrierten Geschäftsprozessen. Sichern und steuern Sie Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, um auch die komplexesten Anwendungsfälle in großem Umfang zu bewältigen.
 
 

Kontaktieren Sie einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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Die Anforderungen an moderne Enterprise Content Management (ECM)- und Content Services-Lösungen entwickeln sich ständig weiter. Unternehmen wollen einen höheren Nutzen aus ihren Content-Systemen ziehen. Content-Plattformen müssen im Wesentlichen die Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen unterstützen, Geschäftsprozesse automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und externen Beteiligten erleichtern. Doch um die Anforderungen der modernen Arbeitswelt tatsächlich zu erfüllen, müssen führende Content-Plattformen intelligenter und kompatibler werden und die Flexibilität besitzen, unterschiedliche Geschäfts- und Branchenanforderungen zu erfüllen. Mit OpenText™ Content Cloud™ meistern Unternehmen die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt. Sie betten KI-fähige Content-Services in die Prozesse ein, die ihr Unternehmen vorantreiben und sorgen so für reibungslose operative Prozesse.

Wir sind sehr stolz, bekannt geben zu dürfen, dass OpenText in The Forrester Wave™ als führender Anbieter eingestuft wurde: Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 2025.

Wir sind überzeugt davon, dass diese Anerkennung ein Beweis für die langjährige Führungsrolle und Innovationskraft von OpenText im Bereich Content Services ist. OpenText erhielt die höchstmögliche Punktzahl in den folgenden Kriterien:

  • Vision
  • Innovation
  • Partner-Ökosystem
  • Integration mit Unternehmensanwendungen
  • Lifecycle-Management
  • Verbesserte Sicherheit
  • Kollaborative Arbeitsbereiche
  • eSignatur
  • Erzeugung von Dokumenten
  • Lösungspakete für vertikale/horizontale Anwendungen
  • Migration von Inhalten

Laut The Forrester Wave™ Report „hat OpenText eine klare Vision, die Informationen und Automatisierung in sein umfangreiches Portfolio integriert und Content Management an der Spitze dieser Innovation hält.“

Die kontinuierlichen Investitionen von OpenText in Forschung und Entwicklung sind eine weitere Maßnahme, mit der wir die Anforderungen unserer Kunden jetzt und in Zukunft erfüllen können. Ohne diesen Fokus auf Innovation in den Bereichen KI und Automatisierung wären wir nicht in der Lage, unsere Kunden bei der Bewältigung der sich ändernden Marktanforderungen, aufkommenden Risiken und sich entwickelnden Vorschriften zu unterstützen. Wie der Forrester Report feststellt, „sind KI und maschinelles Lernen zwar nicht neu für Content-Plattformen, aber genAI hat neue Möglichkeiten zur Erzeugung, Umwandlung und Abfrage von Dokumenten erschlossen.“

Im Forrester Report heißt es: „Kunden, die ein zuverlässiges Set an KI-gestützten Content Governance- und Automatisierungsfunktionen mit flexiblen Cloud-Bereitstellungsoptionen suchen, sollten OpenText in Betracht ziehen.“

Laden Sie ein kostenloses Exemplar der Forrester Wave herunter und gewinnen Sie einen Einblick in die Anbieter von Content-Plattformen und deren Vorgehensweise zu den folgenden Aspekten:

  • KI, einschließlich aktueller und zukünftiger Visionen
  • Funktionen und Tools zur digitalen Prozessautomatisierung
  • Vertikale und horizontale inhaltszentrierte Anwendungen

 
 
OpenText Content Cloud ist eine kompatible Plattform, die Menschen, Inhalte und Prozesse miteinander verbindet, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und intelligentere, schnellere Entscheidungen zu ermöglichen. Beenden Sie das Informationschaos mit integrierten Geschäftsprozessen. Sichern und steuern Sie Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, um auch die komplexesten Anwendungsfälle in großem Umfang zu bewältigen.
 
 

Kontaktieren Sie einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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SCHOTT schafft einen ausgereiften Kreditorenprozess https://blogs.opentext.com/de/schott-schafft-einen-ausgereiften-kreditorenprozess/ Fri, 31 Jan 2025 16:22:42 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999306845 SCHOTT creates a polished accounts payable process

Das Unternehmen SCHOTT blickt auf eine mehr als 140-jährige Tradition in der Entwicklung von Glas zurück, um das Leben besser zu machen. Heute nutzen unsere 17.100 Mitarbeiter auf der ganzen Welt ihr technisches Materialwissen und ihr einzigartiges Know-how in der Verarbeitung und Technologie, um Produkte zu entwickeln, die eine Vielzahl von Branchen unterstützen: von CERAN Haushaltsgeräten bis hin zu Architektur, Gesundheitswesen, Automobilbau und Hightech-Produktion.

Zur Unterstützung unserer Aktivitäten haben wir einen umfangreichen Lieferantenstamm aufgebaut. Damit der Betrieb reibungslos läuft, müssen wir in der Lage sein, jeden Monat Tausende von Lieferantenrechnungen pünktlich und korrekt zu bearbeiten. Da wir schnell wachsen, steigt auch die Zahl der Rechnungen, die wir erhalten. Tatsächlich hat sich das Volumen unserer Lieferantenrechnungen in den letzten Jahren mehr als verdreifacht. 

Ohne unsere Zusammenarbeit mit OpenText wäre dieser Anstieg der Arbeitsbelastung ein großes Problem für uns gewesen. Glücklicherweise waren wir mehr als bereit für diese Herausforderung. Denn einige Jahre zuvor hatten wir uns auf den Weg gemacht, die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) bei SCHOTT zu digitalisieren und zu automatisieren.

Der Einstieg in die Automatisierung von AP-Prozessen

Unsere Initiative begann in unserem Shared Services Center, das für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen im Namen aller unserer weltweiten Geschäftseinheiten zuständig ist. In der Vergangenheit verließen sich unsere Teams in der Kreditorenbuchhaltung in erster Linie auf manuelle, papierbasierte Prozesse, bei denen die Rechnungsdaten manuell in unsere SAP-Systeme eingegeben wurden. Das war sehr zeitaufwändig, und unseren Teams blieb nur wenig Zeit für andere Aufgaben.

Als die Zahl der eingehenden Rechnungen stark anstieg, wussten wir, dass wir entweder die Zahl unserer Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung deutlich erhöhen oder einen wesentlich effizienteren Ansatz für die Rechnungsbearbeitung finden mussten.

Zu diesem Zeitpunkt entschieden wir uns für OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions. Die Lösung erfüllte alle Anforderungen, die für uns am wichtigsten waren. Dazu gehörte auch die enge Integration mit unseren SAP Business Systemen. Da wir bereits seit mehreren Jahren OpenText-Lösungen für die Archivierung unserer SAP-Daten nutzen, wussten wir, dass wir uns auf OpenText verlassen können, wenn es um zuverlässige Lösungen und starken technischen Support geht.

99% schnellere Rechnungsbearbeitung

Zunächst nutzten wir Vendor Invoice Management nur, um die Rechnungen unserer Lieferanten in einigen wenigen Ländern zu bearbeiten. Als wir jedoch sahen, wie viel Zeit wir dadurch einsparen konnten, entschieden wir uns, die Lösung auf unsere internationalen Geschäfte auszuweiten - auf insgesamt 35 Länder.

In Zusammenarbeit mit OpenText Professional Services haben wir die Lösung erweitert und verbessert. Neben dem Aufbau einer automatisierten Rechnungsverarbeitung für unsere internationalen Geschäfte setzten wir OpenText Capture for SAP Solutions ein, um mehr Kontrolle zu erhalten, Kosten zu sparen und die Erkennungsrate bei der Datenerfassung zu erhöhen.

Das Projekt war ein großer Erfolg. Dank Vendor Invoice Management und Capture können wir größere Mengen an Rechnungen in unserem Service Center schneller als je zuvor verarbeiten. Vor OpenText dauerte es rund fünf Arbeitstage, eine Rechnung zu verbuchen. Heute kann unser AP-Team dies in durchschnittlich fünf Minuten erledigen: über 99% schneller.

Ein Ziel: Die Mitarbeiterzahl konstant halten

Im Laufe der Zeit sind schnelle, schlanke Prozesse für uns immer wichtiger geworden. Als wir anfingen, mit OpenText zu arbeiten, bearbeiteten wir nur ein Drittel der Rechnungen, die wir heute pro Jahr bearbeiten. Da wir unsere Kreditorenbuchhalter mit digitalen Workflows ausstatten, können wir die massiv gestiegene Arbeitslast bewältigen und gleichzeitig die Zahl der Mitarbeiter in unserem Shared Service Center niedrig halten.

Die Lösungen von OpenText helfen uns auch dabei, eine angenehme Arbeitsumgebung für unsere Teams zu schaffen. Seitdem wir die sich wiederholende manuelle Dateneingabe abgeschafft haben, bleibt unseren AP-Teams mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Wir haben mit OpenText großartige Ergebnisse erzielt, aber es gibt so viele Möglichkeiten, noch mehr zu tun, zum Beispiel noch mehr Rechnungen zu automatisieren. 

Wir bei SCHOTT glauben, dass jeder etwas bewirken kann. Durch unsere Partnerschaft mit OpenText setzen wir unsere Philosophie in die Praxis um.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir mit OpenText unsere Kreditorenbuchhaltung verbessern, lesen Sie die Fallstudie.

Autorin: Claudia Grosch, Prozessmanagerin für Finanzanwendungen bei SCHOTT

Kontaktieren Sie jetzt einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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SCHOTT creates a polished accounts payable process

Das Unternehmen SCHOTT blickt auf eine mehr als 140-jährige Tradition in der Entwicklung von Glas zurück, um das Leben besser zu machen. Heute nutzen unsere 17.100 Mitarbeiter auf der ganzen Welt ihr technisches Materialwissen und ihr einzigartiges Know-how in der Verarbeitung und Technologie, um Produkte zu entwickeln, die eine Vielzahl von Branchen unterstützen: von CERAN Haushaltsgeräten bis hin zu Architektur, Gesundheitswesen, Automobilbau und Hightech-Produktion.

Zur Unterstützung unserer Aktivitäten haben wir einen umfangreichen Lieferantenstamm aufgebaut. Damit der Betrieb reibungslos läuft, müssen wir in der Lage sein, jeden Monat Tausende von Lieferantenrechnungen pünktlich und korrekt zu bearbeiten. Da wir schnell wachsen, steigt auch die Zahl der Rechnungen, die wir erhalten. Tatsächlich hat sich das Volumen unserer Lieferantenrechnungen in den letzten Jahren mehr als verdreifacht. 

Ohne unsere Zusammenarbeit mit OpenText wäre dieser Anstieg der Arbeitsbelastung ein großes Problem für uns gewesen. Glücklicherweise waren wir mehr als bereit für diese Herausforderung. Denn einige Jahre zuvor hatten wir uns auf den Weg gemacht, die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) bei SCHOTT zu digitalisieren und zu automatisieren.

Der Einstieg in die Automatisierung von AP-Prozessen

Unsere Initiative begann in unserem Shared Services Center, das für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen im Namen aller unserer weltweiten Geschäftseinheiten zuständig ist. In der Vergangenheit verließen sich unsere Teams in der Kreditorenbuchhaltung in erster Linie auf manuelle, papierbasierte Prozesse, bei denen die Rechnungsdaten manuell in unsere SAP-Systeme eingegeben wurden. Das war sehr zeitaufwändig, und unseren Teams blieb nur wenig Zeit für andere Aufgaben.

Als die Zahl der eingehenden Rechnungen stark anstieg, wussten wir, dass wir entweder die Zahl unserer Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung deutlich erhöhen oder einen wesentlich effizienteren Ansatz für die Rechnungsbearbeitung finden mussten.

Zu diesem Zeitpunkt entschieden wir uns für OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions. Die Lösung erfüllte alle Anforderungen, die für uns am wichtigsten waren. Dazu gehörte auch die enge Integration mit unseren SAP Business Systemen. Da wir bereits seit mehreren Jahren OpenText-Lösungen für die Archivierung unserer SAP-Daten nutzen, wussten wir, dass wir uns auf OpenText verlassen können, wenn es um zuverlässige Lösungen und starken technischen Support geht.

99% schnellere Rechnungsbearbeitung

Zunächst nutzten wir Vendor Invoice Management nur, um die Rechnungen unserer Lieferanten in einigen wenigen Ländern zu bearbeiten. Als wir jedoch sahen, wie viel Zeit wir dadurch einsparen konnten, entschieden wir uns, die Lösung auf unsere internationalen Geschäfte auszuweiten - auf insgesamt 35 Länder.

In Zusammenarbeit mit OpenText Professional Services haben wir die Lösung erweitert und verbessert. Neben dem Aufbau einer automatisierten Rechnungsverarbeitung für unsere internationalen Geschäfte setzten wir OpenText Capture for SAP Solutions ein, um mehr Kontrolle zu erhalten, Kosten zu sparen und die Erkennungsrate bei der Datenerfassung zu erhöhen.

Das Projekt war ein großer Erfolg. Dank Vendor Invoice Management und Capture können wir größere Mengen an Rechnungen in unserem Service Center schneller als je zuvor verarbeiten. Vor OpenText dauerte es rund fünf Arbeitstage, eine Rechnung zu verbuchen. Heute kann unser AP-Team dies in durchschnittlich fünf Minuten erledigen: über 99% schneller.

Ein Ziel: Die Mitarbeiterzahl konstant halten

Im Laufe der Zeit sind schnelle, schlanke Prozesse für uns immer wichtiger geworden. Als wir anfingen, mit OpenText zu arbeiten, bearbeiteten wir nur ein Drittel der Rechnungen, die wir heute pro Jahr bearbeiten. Da wir unsere Kreditorenbuchhalter mit digitalen Workflows ausstatten, können wir die massiv gestiegene Arbeitslast bewältigen und gleichzeitig die Zahl der Mitarbeiter in unserem Shared Service Center niedrig halten.

Die Lösungen von OpenText helfen uns auch dabei, eine angenehme Arbeitsumgebung für unsere Teams zu schaffen. Seitdem wir die sich wiederholende manuelle Dateneingabe abgeschafft haben, bleibt unseren AP-Teams mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Wir haben mit OpenText großartige Ergebnisse erzielt, aber es gibt so viele Möglichkeiten, noch mehr zu tun, zum Beispiel noch mehr Rechnungen zu automatisieren. 

Wir bei SCHOTT glauben, dass jeder etwas bewirken kann. Durch unsere Partnerschaft mit OpenText setzen wir unsere Philosophie in die Praxis um.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir mit OpenText unsere Kreditorenbuchhaltung verbessern, lesen Sie die Fallstudie.
Autorin: Claudia Grosch, Prozessmanagerin für Finanzanwendungen bei SCHOTT

Kontaktieren Sie jetzt einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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Intelligentes Asset Information Management: Das A und O einer erfolgreichen schrittweisen Übergabe bei der Verwaltung von Investitionsprojekten https://blogs.opentext.com/de/intelligentes-asset-information-management-das-a-und-o-einer-erfolgreichen-schrittweisen-uebergabe-bei-der-verwaltung-von-investitionsprojekten/ Thu, 23 Jan 2025 13:09:51 +0000 https://blogs.opentext.com/?p=999306727

Das Management von Investitionsprojekten ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess. Er erfordert eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen mehreren Parteien, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen. Die Zielsetzung eines jeden technischen Projekts ist die Übergabe der endgültigen Bestandsdaten an den operativen Betrieb, so dass die entstandene Anlage für den Eigentümer/Betreiber gewinnbringend eingesetzt werden kann. Allerdings kann sich der Übergabeprozess aufgrund der großen Menge an Dokumenten, die verwaltet und geprüft werden müssen, als schwierig erweisen. Dabei müssen die richtigen Dokumente den richtigen Betriebs- und Wartungsdatensätzen in den Asset Information Management-Systemen des Betreibers zugeordnet werden. In den letzten Jahren haben die meisten Unternehmen einen progressiven Übergabeansatz gewählt, um lange Verzögerungen während des Übergabeverfahrens zu vermeiden. In diesem Blog erörtern wir die Gefahren einer schrittweisen Übergabe und wie eine koordinierte Asset Information Management (AIM)-Strategie diese Risiken minimieren kann.

Was sind die Vorteile einer schrittweisen Übergabe?

Die schrittweise Übergabe ist ein stufenweiser Ansatz, bei dem die Informationen nach und nach an die operativen Bereiche weitergegeben werden, anstatt bis zum Ende des Projektablaufs zu warten. Dieser Ansatz bietet viele Vorteile, wie beispielsweise:

  • Bessere Kontinuität des Projekts
  • Verbesserter Wissenstransfer
  • Mehr Flexibilität im Umgang mit Veränderungen
  • Höhere Leistung durch frühere Einbeziehung des Instandhaltungsteams in den Prozess

Worin bestehen die Herausforderungen bei der Datenübergabe?

Einige Projekt- und Verfahrensbeteiligte haben jedoch auf die harte Tour erfahren, dass die Umsetzung in der Praxis schwierig sein kann.

Jeder Übergabeprozess wird durch die Verwaltung und Übertragung von Informationen über die baulichen Anlagen unterstützt, die eine Vielzahl von strukturierten und unstrukturierten Datentypen umfassen können. Zu den Bereichen, die den Datenübergabeprozess stören können, gehören Datenbesitz, Standort der Daten, Kommunikation und Zeitplan.

  • Datenbesitz: Die Übertragung der Nutzungsrechte kann schwierig sein, wenn die Daten möglicherweise noch von den Autoren aktualisiert werden. Wie kann die Übertragung der Nutzungsrechte koordiniert werden, wenn die Daten über mehrere Systeme hinweg verknüpft sind?
  • Standort der Daten: Die physische Übertragung von Daten zwischen Projekten und den Betriebsdatenspeichern kann eine Herausforderung darstellen. Wenn sich die Daten in unterschiedlichen Systemen und Anwendungen befinden, wird dies noch komplexer und führt häufig zu einer unvollständigen oder unzureichenden Dokumentation.
  • Kommunikation: Es ist mitunter schwierig zu gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektparteien effektiv koordiniert wird. Aus Sicht der AIM muss es ein geplantes Vorgehen mit einem System von Maßnahmen, der Mitteilung von Änderungen und einem vollständigen Prüfpfad geben, um etwaige Meinungsverschiedenheiten oder Vertragsverletzungen zu klären.
  • Zeitplan: Überschneidungen zwischen dem bisherigen und dem neuen Ingenieurteam können zu Verzögerungen im Projekt und bei der Inbetriebnahme führen. Wenn die Übergabe schrittweise erfolgt und früh beginnt, steht möglicherweise kein Team bereit, um die Daten zu empfangen und zu validieren, und die Betriebssysteme sind möglicherweise nicht vollständig implementiert und betriebsbereit.

Wie kann eine koordinierte Strategie für das Asset Information Management Abhilfe schaffen?

Entscheidend ist eine koordinierte AIM-Strategie, um die Risiken der schrittweisen Übergabe zu verringern. Die Digitalisierung ist unerlässlich, aber die Umwandlung aller Informationen in Bits und Bytes allein ist noch kein Allheilmittel für mehr Effizienz. Echte Wertschöpfung entsteht, wenn digitale Technologien eingesetzt werden, um ein Geschäftsmodell zu verändern und neue, schnellere, zuverlässigere und hochwertigere Lösungen für die anstehenden Herausforderungen zu finden.

Ein ganzheitliches Konzept bedeutet, dass Daten anwendungsübergreifend koordiniert und kontrolliert werden müssen, um die Einhaltung von Vorschriften und Risiken zu gewährleisten. Ingenieure sollten die benötigten Daten finden können, unabhängig davon, welche Anwendung sie nutzen. Diese Daten müssen zentral koordiniert werden, um eine einzige, zentrale Informationsquelle zu schaffen. Genehmigungen und der Zugriff auf die Daten für verschiedene Anwendungsfälle müssen kontrolliert werden.

Verwaltung und Kontrolle in der Cloud bieten auch die Möglichkeit, die Übertragung und den Übergang von Projektdaten an die operativen Abteilungen zu koordinieren, ohne dass die Daten überhaupt physisch bewegt werden müssen. Der Zugriff kann nach Bedarf rollenspezifisch widerrufen werden. Außerdem können neue Rollen zugewiesen werden, die über verschiedene Anwendungsschnittstellen Zugriff auf die Daten haben. Der Zugriff erfolgt über Betriebs- und Wartungsprozesse und die Teams, die diese Prozesse durchführen.

Integrieren Sie KI-Content-Management für einen sicheren, zuverlässigen und effizienten Energiebetrieb. Modernisieren Sie das Asset Information Management.

Kontaktieren Sie einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere Asset Information Management-Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne.

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Das Management von Investitionsprojekten ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess. Er erfordert eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen mehreren Parteien, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen. Die Zielsetzung eines jeden technischen Projekts ist die Übergabe der endgültigen Bestandsdaten an den operativen Betrieb, so dass die entstandene Anlage für den Eigentümer/Betreiber gewinnbringend eingesetzt werden kann. Allerdings kann sich der Übergabeprozess aufgrund der großen Menge an Dokumenten, die verwaltet und geprüft werden müssen, als schwierig erweisen. Dabei müssen die richtigen Dokumente den richtigen Betriebs- und Wartungsdatensätzen in den Asset Information Management-Systemen des Betreibers zugeordnet werden. In den letzten Jahren haben die meisten Unternehmen einen progressiven Übergabeansatz gewählt, um lange Verzögerungen während des Übergabeverfahrens zu vermeiden. In diesem Blog erörtern wir die Gefahren einer schrittweisen Übergabe und wie eine koordinierte Asset Information Management (AIM)-Strategie diese Risiken minimieren kann.

Was sind die Vorteile einer schrittweisen Übergabe?

Die schrittweise Übergabe ist ein stufenweiser Ansatz, bei dem die Informationen nach und nach an die operativen Bereiche weitergegeben werden, anstatt bis zum Ende des Projektablaufs zu warten. Dieser Ansatz bietet viele Vorteile, wie beispielsweise:

  • Bessere Kontinuität des Projekts
  • Verbesserter Wissenstransfer
  • Mehr Flexibilität im Umgang mit Veränderungen
  • Höhere Leistung durch frühere Einbeziehung des Instandhaltungsteams in den Prozess

Worin bestehen die Herausforderungen bei der Datenübergabe?

Einige Projekt- und Verfahrensbeteiligte haben jedoch auf die harte Tour erfahren, dass die Umsetzung in der Praxis schwierig sein kann.

Jeder Übergabeprozess wird durch die Verwaltung und Übertragung von Informationen über die baulichen Anlagen unterstützt, die eine Vielzahl von strukturierten und unstrukturierten Datentypen umfassen können. Zu den Bereichen, die den Datenübergabeprozess stören können, gehören Datenbesitz, Standort der Daten, Kommunikation und Zeitplan.

  • Datenbesitz: Die Übertragung der Nutzungsrechte kann schwierig sein, wenn die Daten möglicherweise noch von den Autoren aktualisiert werden. Wie kann die Übertragung der Nutzungsrechte koordiniert werden, wenn die Daten über mehrere Systeme hinweg verknüpft sind?
  • Standort der Daten: Die physische Übertragung von Daten zwischen Projekten und den Betriebsdatenspeichern kann eine Herausforderung darstellen. Wenn sich die Daten in unterschiedlichen Systemen und Anwendungen befinden, wird dies noch komplexer und führt häufig zu einer unvollständigen oder unzureichenden Dokumentation.
  • Kommunikation: Es ist mitunter schwierig zu gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektparteien effektiv koordiniert wird. Aus Sicht der AIM muss es ein geplantes Vorgehen mit einem System von Maßnahmen, der Mitteilung von Änderungen und einem vollständigen Prüfpfad geben, um etwaige Meinungsverschiedenheiten oder Vertragsverletzungen zu klären.
  • Zeitplan: Überschneidungen zwischen dem bisherigen und dem neuen Ingenieurteam können zu Verzögerungen im Projekt und bei der Inbetriebnahme führen. Wenn die Übergabe schrittweise erfolgt und früh beginnt, steht möglicherweise kein Team bereit, um die Daten zu empfangen und zu validieren, und die Betriebssysteme sind möglicherweise nicht vollständig implementiert und betriebsbereit.

Wie kann eine koordinierte Strategie für das Asset Information Management Abhilfe schaffen?

Entscheidend ist eine koordinierte AIM-Strategie, um die Risiken der schrittweisen Übergabe zu verringern. Die Digitalisierung ist unerlässlich, aber die Umwandlung aller Informationen in Bits und Bytes allein ist noch kein Allheilmittel für mehr Effizienz. Echte Wertschöpfung entsteht, wenn digitale Technologien eingesetzt werden, um ein Geschäftsmodell zu verändern und neue, schnellere, zuverlässigere und hochwertigere Lösungen für die anstehenden Herausforderungen zu finden.

Ein ganzheitliches Konzept bedeutet, dass Daten anwendungsübergreifend koordiniert und kontrolliert werden müssen, um die Einhaltung von Vorschriften und Risiken zu gewährleisten. Ingenieure sollten die benötigten Daten finden können, unabhängig davon, welche Anwendung sie nutzen. Diese Daten müssen zentral koordiniert werden, um eine einzige, zentrale Informationsquelle zu schaffen. Genehmigungen und der Zugriff auf die Daten für verschiedene Anwendungsfälle müssen kontrolliert werden.

Verwaltung und Kontrolle in der Cloud bieten auch die Möglichkeit, die Übertragung und den Übergang von Projektdaten an die operativen Abteilungen zu koordinieren, ohne dass die Daten überhaupt physisch bewegt werden müssen. Der Zugriff kann nach Bedarf rollenspezifisch widerrufen werden. Außerdem können neue Rollen zugewiesen werden, die über verschiedene Anwendungsschnittstellen Zugriff auf die Daten haben. Der Zugriff erfolgt über Betriebs- und Wartungsprozesse und die Teams, die diese Prozesse durchführen.

Integrieren Sie KI-Content-Management für einen sicheren, zuverlässigen und effizienten Energiebetrieb. Modernisieren Sie das Asset Information Management.

Kontaktieren Sie einen OpenText-Experten, wenn Sie mehr über unsere Asset Information Management-Lösungen erfahren möchten. Wir beraten Sie gerne.

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